メール暗号化の方法・解除!添付ファイルにパスワード

情報漏えいから守るメール暗号化

「メール暗号化」はビジネスメールには必須の設定です。しかし、メールそのものの暗号化には、送信側と受信側、双方のメールサービスで暗号化の設定をしておく必要が。もし、片方が未設定だと、メール暗号化できないことがあります。

そこでおすすめするのが「添付ファイルにパスワードをつける」こと。ビジネスメールでは挨拶等をメールテキストに、重要資料等を添付ファイルにするのが一般的です。つまり、添付ファイルにパスワードをかければ暗号化として機能します。

今回は、より簡単なメール暗号化の方法・解除として、添付ファイルのパスワードについてご紹介しましょう。

1.メールの添付ファイルが狙われているかも

「メール暗号化を!」と冒頭で紹介しましたが、なぜ暗号化する必要があるのか?大きく2つの理由があります。

  1. 情報漏洩防止のため
  2. コンプライアンス遵守のため

ほぼすべてのメールサービスは、インターネット(開かれたネットワーク)を使用しています。同じネットワークを不特定多数と共有している状態。悪意ある第三者によってメール内容が盗聴、窃取され犯罪に使用されるリスクがある訳です。

万が一、メール内容を盗聴されると、自社だけでなく顧客にまで迷惑のかかることに。社会的な信用問題につながる可能性もあります。たった1通のことでも、ビジネスメールのやり取りをするのであれば「メール暗号化」は必須なのです。

※コンプライアンスとは法令や規則を守ること。

2.添付ファイルのメール暗号化の方法・解除

冒頭で紹介した通り、メール自体の暗号化には送信側と受信側、双方で設定をしておく必要があります。顧客によっては未設定のところもあるはず。その点、添付ファイルにパスワードを設定するのは、送信側だけで良いのでおすすめです。

WordとExcelの暗号化の方法・解除

添付ファイルでよくあるのがWordやExcelでのやり取り。ちょっとした資料作成、共有にとても便利です。

暗号化の方法

Word・Excelファイルの暗号化の方法は以下のように。

  1. 対象ファイルを開く
  2. メニューの「ファイル」を選択する
  3. ファイル内の「名前を付けて保存」を選択する
  4. 参照を選択し、「ファイル名」を入力する
  5. 保存する前に「ツール」を選択する
  6. メニューの「全般オプション」を選択する
  7. 「読み取り/書き込みパスワード」を入力する
  8. 問題がなければ「OK」「保存」を選択する

解除の手順

Wordファイルの解除の手順は以下のように。

  1. 対象ファイルを開く
  2. 「読み取りパスワード」を入力する
  3. 「書き込みパスワード」を入力する

万が一パスワードを忘れると、ファイルを開けなくなります。元データは暗号化せず、コピーデータに設定しましょう。もし、開けなくなったら、「Word UnPassword」や「Excel UnPassword」など解除ツールで解読できる場合もあります。

Word UnPassword

Excel UnPassword

ZIP圧縮ファイルの暗号化の方法・解除

大容量のやり取りで便利なZIP圧縮ファイル。ビジネスメールで資料等のやり取りによく使います。

暗号化の方法

ZIP圧縮ファイルの暗号化の方法は以下のように。

  1. 「パスワード対応ZIP作成ソフト」をインストールする
  2. 対象ファイルを開く
  3. 右クリックから「圧縮」「.zip(pass)」を選択する
  4. パスワードを入力する

※上記の手順は、「Windows8以降」「Lhaplus(ZIP作成ソフト)」を想定しています。

Lhaplus

解除の手順

ZIP圧縮ファイルの解除の手順は以下のように。

  1. 対象ファイル(ZIPファイル)を開く
  2. パスワードを入力する

ちなみに、ZIP圧縮ファイルを使用しても、メールサービスによっては容量オーバーで送信できないことも。中身のファイルを小分けにするか、「ギガファイル便」や「宅ふぁいる便」など大容量データ共有サービスを利用して送信するのも手です。

ギガファイル便

宅ふぁいる便

PDFファイルの暗号化の方法・解除

PDFファイルはWordやExcel、PagesやNumbersなど使用ソフトに関係なく適切に表示できるのが魅力です。

暗号化の方法

PDFファイルの暗号化の方法は以下のように。

  1. 「パスワード対応PDF作成ツール」をインストールする
  2. ファイルから「プロパティ」を選択する
  3. 「セキュリティ」タブを選択する
  4. セキュリティ方法から「パスワードによるセキュリティ」を選択する
  5. 「文章を開くときにパスワードが必要」を選択する
  6. 「文章を開くパスワード」を入力する

※上記の手順は、Adobe製品の「Acrobat(PDF作成ツール)」を想定しています。

解除の手順

PDFファイルの解除の手順は以下のように。

  1. 対象ファイル(PDFファイル)を開く
  2. パスワードを入力する

Acrobatは無料で使用でき、PDFの作成から編集、ファイルの結合までひとまとめにできるおすすめツールです。もちろん、PDFファイルはAcrobat以外のどのツールでも閲覧、解除することが。使いやすいものを準備しておけば大丈夫です。

Acrobat

3.解除方法をメールで別送すべき理由

添付ファイルにパスワードを設定した場合、受信側には2通のメールを送信するのが一般的です。1通目には添付ファイルとメール内容を。2通目には添付ファイルの暗号化を解除するためのパスワードと、解除方法を記載して送信します。

解除方法(パスワード)を別送すべき理由は、「添付ファイルとパスワードが揃わないと意味がないため」です。万が一、悪意ある第三者に添付ファイルを盗聴されても、パスワードがなければ解除はできません。情報漏洩は防げるのです。

4.まとめ

メール自体の暗号化には送信側と受信側、双方のメールサービスで設定をする必要があります。顧客によっては未設定のことも、メールサービス自体が適切な暗号化に対応していないことも。メール暗号化にはいくつかの制約がある訳です。

その点、添付ファイルであれば誰でも簡単にパスワードを設定、解除できます。また、WordやExcelなど、ビジネスで使用されるソフトはある程度決まっているもの。使用ソフトが異なるために、ファイルを開けないなどのリスクは低いのです。

ぜひ、添付ファイルにはパスワードを設定し、より簡単で確実なメール暗号化を行ってみてください。

Author: webassist

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