Outlookでメール暗号化の方法

情報漏えいから守るメール暗号化

「メールと言えば?」と聞かれて、まず思い浮かぶサービスは「Outlook」です。無料サービスであること、メール以外の機能も充実していることからビジネスの世界で人気。日々、顧客とのやり取りに、Outlookを使っている方は多いでしょう。

Outlookのようなメールサービスを利用する上で、必ず気をつけたいのが「メール内容の盗聴対策」。いわゆる「メール暗号化」と呼ばれるもので、悪意ある第三者からメール内容を、会社の機密情報漏洩を守るのに欠かせない設定です。

そこで、今回はOutlookでメール暗号化する方法と、どのようなメールサービスかについてもご説明しましょう。

1.Outlookってどんなメールサービス?

無料メールサービス「Outlook」は誰しも耳にしたことがあると思います。すでに使用している方も多いでしょう。しかし、実際にどのような機能があるかまで把握していないもの。実は、Outlookには他のメールサービスにない魅力があるのです。

Microsoftのメールサービス

Outlookは「Microsoft社」が2012年に本格解放した無料サービスの1つです。ユーザー数ではGoogle社の「Gmail」に遅れるものの、業務利用で比較すると引けを取らないほど。2015年時点ですでに4億人以上のユーザーがいました。

Outlookはほぼすべての機能を「無料」で使用できます。また、有料版(年間:2,520円)で「広告掲載を非表示」にすることも。メールボックス容量、送受信容量は「原則:上限はなし」など無料とは思えないほどのサービス内容です。

メール機能だけではない?

「Outlook=メールサービス」というイメージですが、正確には異なります。「MAPIクライアント」と呼ばれるMicrosoft独自の設計が採用。MAPIとはアプリケーションに対して、情報の送受信機能を搭載するために設計されたシステムです。

その為、Outlookにはメール送受信の他に、不要なメールを自動処理する「Clutter」やスケジュール管理に便利な「カレンダー機能」などが。さらに、「Skype」や「OneDrive」、「Evernote」など他のアプリケーションとの連携も可能です。

Outlookの1番の魅力は、従来のメールサービスに対して「他のアプリを組み合わせることで新しい機能を追加できる」こと。最近のMicrosoftはウェブアプリに力を入れているので、今後はさらに便利なサービスになることが予想できます。

2.Outlookでメール暗号化する方法

Outlookは他のアプリケーションと連携させることで、新しい機能を追加できる「拡張性」も魅力。しかし、魅力的なサービスだからこそ、セキュリティ対策には妥協したくないところ。では、Outlookでメール暗号化する方法ご説明しましょう。

メール暗号化する手順

Outlookでメール暗号化(送信)する手順を以下にまとめました。

  1. Outlookを起動する
  2. 「新しい電子メール」を選択する
  3. 宛先、件名、本文等を入力する
  4. 画面上部の「オプション」を選択する
  5. オプション内の「暗号化」を選択する
  6. 暗号化を選択したまま「送信」する

Outlookでのメール暗号化自体は「暗号化」を選択するだけ。普段のメール作成手順に、ワンクリックを追加するだけと簡単です。ただし、メール暗号化には受信側の連絡先(アドレス)を「電子署名付き」で登録する必要があります。

暗号化メールを受信する手順

Outlookで暗号化メールを受信する手順も以下にまとめました。

  1. 暗号化メール(件名)を選択する
  2. 「アクセス許可の付与」を許可(OK)する

すでに登録済みの連絡先からであれば、暗号化メールの受信(解読)もワンクリックで。暗号化メールにはアドレス、件名横に「鍵マーク」が表示されます。適切にメール暗号化されているかの目安になるので、確認しておくのが良いでしょう。

暗号化する上での注意点

Outlookでメール暗号化の送受信はどちらもワンクリックと簡単です。しかし、送受信するためには1つだけ条件が。

  • 双方の連絡先に「電子証明書」が登録されている

電子証明書とはインターネット上(情報世界)において、第三者機関(認証局)により発行される「情報の所有者の身分」を証明するもの。双方が確認(登録)しておくことで、メール送受信における情報の安全性を確保できます。

3.まとめ

Outlookに限らず、仕事でメール送受信するなら「メール暗号化」は必須です。暗号化されていないメールは、悪意ある第三者に盗聴される危険性が。インターネットは「開かれたもの」なだけに、誰が覗いていても不思議ではありません。

Outlookは無料メールサービスでありながらメール暗号化をワンクリックと、普段のメール作成とほぼ変わらない手順で行えます。また、Clutterやカレンダー機能の他に、アプリケーションとの連携により機能を追加できるのも魅力の1つです。

ぜひ、Outlookではメール暗号化を忘れずに選択し、自社はもちろん顧客の情報も守れるよう対策をしてください。

Author: webassist

コメントを残す

メールアドレスが公開されることはありません。 * が付いている欄は必須項目です