メール暗号化ツールは入れるべき?失敗談を紹介

情報漏えいから守るメール暗号化

ビジネスメールの安全性を高めるために、「メール暗号化ツール」を導入している企業は多いはずです。例えば、「シンプルメール」「Maildealer(メールディーラー)」「Active! gate SS」「DESlock(デスロック)」などが人気どころでしょう。

確かに、メール暗号化ツールを導入することで、悪意ある第三者から内容を盗聴されるリスクを減らせます。しかし、時にはメール暗号化ツールを導入したことで失敗してしまうことも。知っておかないと、別の問題が発生するかもしれません。

そこで、今回はメール暗号化ツールの魅力と、知っておきたい「失敗談」についてご紹介しましょう。

1.メール暗号化ツールの魅力

ビジネスメールを送信する前に、メール内容を「暗号化」するのは欠かせません。万が一、悪意ある第三者に盗聴、窃取されでもしたら大問題に。顧客から「あそこの会社はセキュリティ意識が低すぎる」と判断され、信用を失うこともあります。

暗号化の手順が簡単になる

メール暗号化ツールを導入する1番のメリットは「誰でも簡単に暗号化できる」ことです。最初に設定さえすれば、ほぼワンクリックで暗号化することが。普段通りに作成し、送信するだけで暗号化された安全なメールのやり取りができます。

もし、メール暗号化ツールが未導入だと、1通ずつ暗号化の設定をする必要があります。メールサービスによって設定方法は異なり、中には暗号化に対応していないものも。慣れていないと設定ミスしやすく、十分な対策にならないのです。

誤送信しても相手は開けない

「暗号化ファイルと鍵(パスワード)が揃わないと開けない」のもメール暗号化ツールならでは。一般的にメール暗号化ではあらかじめ鍵(パスワード)を設定し、受信側(顧客など)と共有します。特定の受信側だけが開ける訳です。

ビジネスメールのミスでよくあるのが、受信側のアドレスの打ち間違い、選択間違いなどによる「誤送信」です。悪意ある第三者がいなくても、誤送信すると情報漏洩のリスクが。メール暗号化は思いがけないリスクの対策にもなるのです。

2.メール暗号化ツールの失敗談

簡単に暗号化でき、誤送信などのリスクにも対応できる「メール暗号化ツール」。一見するとメリットばかりのメール暗号化ツールですが、実際に導入してみるとトラブルにつながることが。では、メール暗号化ツールの失敗談をご紹介しましょう。

顧客側に負担がかかった

メール暗号化ツールによる暗号化には大きく分けて2種類あります。

  • あらかじめ鍵(パスワード)を共有する
  • その都度、内容と鍵の2通を送信する

どちらもビジネスメールのセキュリティ強度を高めるのに必要なものの、顧客側が鍵を管理するのは手間です。顧客によっては複数の企業と取引し、その分だけ鍵を管理していることも。「いちいち管理して、入力してって面倒」となる訳です。

しかし、ビジネスメールを暗号化しないリスクは、暗号化する手間よりも大きいのは確かです。万が一にも、悪意ある第三者にメール内容を盗聴、窃取されないよう暗号化は必須。もし、不満が上がったとしたら、根気強く説明しましょう。

社員の意識が低下した

メール暗号化ツールを導入することで、誰でも簡単にメール暗号化ができます。メールの誤送信だけでなく、暗号化の設定ミスなどによるいわゆる「ヒューマンエラー」を抑えることが。ビジネスメールに関しては、リスクをグッと抑えられるはずです。

ただし、あまりシステムに頼りすぎると、社員全体のセキュリティ意識の低下を招きます。セキュリティ対策においてもっとも大切なのは「社員が積極的であるか」。社員の意識を維持するためにも、定期的に講習会などを開くのが良いです。

追加コストが発生した

メール暗号化ツールには無料と有料の2種類あります。プライベートであれば無料で十分ですが、ビジネスであれば開発元の確かな有料がおすすめ。システムをインストールしたり、アカウントを契約したりなど導入、維持にコストがかかります。

また、メールサービスとメール暗号化ツールは別のシステム。メールサービスによって対応しているメール暗号化ツールが異なります。対応していないと適正に暗号化されなかったり、複雑な設定が必要だったりと手間がかかるので要注意です。

3.まとめ

誰でも簡単にメール暗号化でき、よくある誤送信によるリスクを減らしてくれるなど、「メール暗号化ツール」はビジネスメールに欠かせない存在です。セキュリティ対策に意欲的なところであれば、すでに導入している企業がほとんどでしょう。

しかし、便利なメール暗号化ツールには、「鍵(パスワード)管理の手間」や「社員のセキュリティ意識低下」「追加コストの発生」などの問題点も。これら問題点を把握せずに導入し続けると、想定外の失敗につながる危険性もあります。

ぜひ、紹介したメール暗号化ツールの問題点を把握した上で、より安全でスムーズな運用を目指してみてください。

Author: webassist

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